在喜鴻旅行社實際的接待過程中還常常會發生預計不到的變化(如航班延誤)或者旅遊者本身的意外(如傷病)，也可能發生由于上站旅行社的工作失誤打亂接待計劃的情況。因此，喜鴻旅行社要做好這項綜合性和協調性都很強的接待工作.旅行社必須有一套科學而嚴密的制度，如崗位責任制、信息傳遞制度、上下班及上下站交接制度，以及發生事故的應變處理方法。

喜鴻旅行社接團工作是一項綜合性很強的工作。接待一個旅遊團隊常常要在幾天之內，由好幾個城市的數家旅行杜及幾十家提供食、住、行、遊、購、娛等服務的企業，按預定程序提供相應的服務才能完成。喜鴻旅行社需要和組團社、各供應單位協同工作，地方導遊員需要和領隊、全程陪同人員相互溝通、現場聯絡，順利完成接待工作。