在喜鴻旅行社實際的接待過程中還常常會發生預計不到的變化(如航班延誤)或者旅遊者本身的意外(如傷病)，也可能發生由于上站旅行社的工作失誤打亂接待計劃的情況。因此，喜鴻旅行社要做好這項綜合性和協調性都很強的接待工作.旅行社必須有一套科學而嚴密的制度，如崗位責任制、信息傳遞制度、上下班及上下站交接制度，以及發生事故的應變處理方法。